Sicherlich ein Prozess, der in jeder Filialorganisation eine Menge Aufwand und Kommunikation bedeutet: Touren- und Lieferpläne. Jede Filiale arbeitet mit einem individuellen Touren- und Lieferplan. Für die Filiale bedeutet dieses die Grundlage Ihrer Arbeits- und Mitarbeiterplanung für die nächsten Tage. Wann werden welche Produkte geliefert und wie müssen diese Lieferungen in der Filiale weiter bearbeitet werden.

Auf der einen Seite ist es für die Filiale sehr wichtig, dass diese Informationen rechtzeitig und korrekt kommuniziert werden, auf der anderen Seite ändern sich diese Pläne regelmäßig (Änderung von Lieferanten, Feiertage, Logistikänderungen o.ä.), was den Aufwand für diese Kommunikation sehr groß werden lässt.

Einer unserer Kunden hat diesen Prozess analysiert und dann auf Basis des Operation Director neu realisiert. Im Folgenden wird nun der neue Prozess beschrieben, der mit wesentlich weniger Aufwand zu einer enormen Qualitätssteigerung für dieses Unternehmen geführt hat:

1. Ausgangsbasis für die Daten ist das Warenwirtschaftssystem. Aus diesem System wurden früher ein- bis zweimal pro Monat  für jede Filiale ein Tourenplan erstellt, welcher dann von einem externen Dienstleister gedruckt und durch die eigene Logistik an die Filialen verteilt wurde.

2. Für den neuen Prozess wurden die gleichen Dokumente verwendet. Diese wurden dann über eine Standardschnittstelle in den Operation Director importiert und automatisch an die Filialen verteilt. Durch diese Automatisierung war es dann auch möglich fehlerhafte oder geänderte Tourenpläne schnell und einfach an alle Filialen neu zu verteilen – oder auch nur an einzelne Filialen.

3. Grundsätzlich wurden schon seit Jahren neue Dokumente an die Filiale immer an einem bestimmten Wochentag geliefert. Dieses wurde auch im Operation Director so beibehalten – andere filialinterne Prozesse basierten auf diesen neuen Dokumenten und Informationen (z.B. die Mitarbeiterplanung). Dringende Änderungen und Informationen können jetzt aber auch an jedem Wochentag schnell und einfach an die Filialen verteilt werden.

4. So können jetzt auch geänderte Tourenpläne mit einem Mausklick neu verteilt werden. Die betroffenen Filialen erhalten dann auch noch einen gesonderten Hinweis gleich auf der Startseite, dass es Änderungen in Ihrem Plan gegeben hat. In den Filialen stehen so immer nur die aktuellen Pläne im System zur Verfügung und sie werden aktiv auf diese Änderungen hingewiesen.

5. Leider erfolgen nicht alle Lieferungen immer in der Qualität (Pünktlichkeit, Vollständigkeit), die von der Zentrale erwartet werden. Je zeitnaher die Logistik Informationen zu diesen Qualitätsproblemen erhält, desto schneller und einfacher wird es hier auch auf Logistikseite darauf zu reagieren. Dieser Feedbackprozess wurde mit dem Operation Director wie folgt realisiert:

a. Im Operation Director wird automatisiert eine kleine Abfrage mit 3 einfachen Fragen generiert. (War die Lieferung pünktlich? War die Lieferung vollständig? Weitere Probleme oder Kommentare?) Diese Abfrage wird an alle Filialen verteilt, die am aktuellen Tag eine Lieferung bearbeiten muss.

b. Die Abfrage erscheint ebenfalls direkt auf der Startseite. In weniger als einer Minute ist die Abfrage geöffnet und die drei Fragen in der Filiale beantwortet.

c. Diese Abfragen werden nun vom Operation Director jeden Nachmittag ausgewertet. Das Ergebnis wird dann per Mail der Logistik zur Verfügung gestellt, sodass man dort noch am gleichen Tag einen Überblick über alle Lieferungen des aktuellen Tages erhält.

Dieses ist nur ein Beispiel für einen realen End-to-End-Prozess in einer Filialorganisation, die auf dem Operation Director abgebildet werden kann. Die Qualität der Daten konnte so gesteigert werden während gleichzeitig der Aufwand in der Zentrale reduziert und die Geschwindigkeit maßgeblich erhöht werden konnte.

In Teil 2 erfahren Sie, wie einer unserer Kunden die Prüfung von Rechnungen und Lieferscheinen in der Filiale auf Basis des Operation Director neu aufgesetzt hat.

Depot bietet einen einzigarten, zeitgemäßen Mix an Einrichtungs- und Dekorationsideen an und konnte mit diesem Angebot in den letzten fünf Jahren ein rasantes Wachstum erzielen.

Dieser Wachstumspfad wird zukünftig durch den Einsatz der preisgekrönten Operations Director – Plattform von RMS und PortivITy unterstützt.

Simon Link, RMS Sales & Marketing Director, kommentiert:

“Wir sind hoch erfreut, dass Gries Deco sich für den Einsatz der Operations Director Plattform in Zusammenarbeit mit unserem Partner PortivITy entschieden hat. Depot gehört zu den erfolgreichsten Einzelhandelsunternehmen in Zentraleuropa. Wir sind stolz darauf, diesen Erfolg zukünftig durch den Einsatz des Operations Directors unterstützen zu können.”

Zusätzlich zu dem sehr erfolgreich verlaufendem Projekt bei der Denner AG trägt das Projekt bei Depot zu unserem strategischen Wachstum in Zentraleuropa bei. Zusammen mit PortivITy werden wir bei Gries eine Plattform erstellen, die nachhaltig positiv zum zukünftigen Geschäftserfolg beitragen wird.

Alle Einzelhandelsunternehmen haben einen regelmässigen Prozess, ihre Filialen einer Überprüfung durch das Management zu unterziehen. Diese werden typischerweise in Form von Besuchen durch die Vertriebs- oder Regionalleitung durchgeführt und beleuchten alle Aspekte der Filialführung: Einhaltung von Unternehmensstandards, Visual Merchandising, Mitarbeiterausbildung und -führung oder auch Sicherheitsaspekte. In einer Einzelhandelsorganisation können bei quartalsweisen Besuchen und vielen Hundert Filiale schnell hunderte oder tausende von Besuchsberichten anfallen – multipliziert mit der Anzahl der Fragen pro Besuchsbogen können die Auswertungen schnell unübersichtlich wenn nicht gar unmöglich werden.

Diesen Prozess mit den klassischen Hilfsmittel wie ausgedruckten Listen, E-Mail oder Dateien in Tabellenkalkulationen zu strukturieren, ist eine große Herausforderung für Regional- oder Vertriebsleiter mit einer Vielzahl von Filialen. Um die Filialen effektiv zu bewerten, muß das Verfahren auf individuelle Eigenarten eingehen und doch sicherstellen, dass alle relevanten Themen abgedeckt sind. Im Nachgang der Besuche ist ein Aktinsplan erfoderlich, der für den Filialleiter die zu erledigenden Aufgaben und Verbesserungen klar ausweist. Dieser Plan sollte für alle Führungsebenen einsehbar und nachvollziehbar sein.

Das Module Store Visit im Operations Director bietet eine umfassende Plattform zur Erstellung, Verwaltung und Überprüfung aller Besuche der Filialen im Vertriebsgebiet. Neue Besuche können erstellt und zur Verfügung gestellt werden. Mit Hilfe eines konfigurierbaren Scoring-Systems können Fragen und ihre Ergebnisse unterschiedlich gewichtet werden, um den jeweiligen Prioritäten des Managements und den Unternehmenszielen Rechnung zu tragen. Andere Informationen zur Lagerhaltung oder zu Eigenschaften der Filiale können automatisch in die Fragebögen integriert werden. Beispielsweise können bestimmte Prüfungen nur dann in den Bericht eingetragen werden, wenn die Filiale auch tatsächlich über einen Frischebereich oder über eine besondere geführte Marke verfügt.

Der Operations Director ermöglicht mit seinen anderen Module wie etwa dem Planner (Kalender) die Nachverfolgung des gesamten Prozesses: So können die Termine für den Filialbesuch in den Kalendern der Vertriebsleitung und der Filiale eingetragen werden, um beiden Parteien eine Vor- und Nachbereitung zu ermöglichen.